Sözleşme Yönetimi
FixHUB Sözleşme Yönetimi Kılavuzu: Yasal Metinler ve Müşteri Onay Süreçleri
FixHUB teknik servis yazılımında Sözleşmeler ekranı, işletmenizin yasal altyapısını dijitalleştiren ana merkezdir. Müşteri kabulünden ücretli onarım tekliflerine, KVKK ve açık rıza metinlerinden teslimat taahhütlerine kadar tüm hukuki metinler ve servis şartları bu ekrandan tanımlanır.
Doğru yapılandırılmış bir sözleşme yönetimi, hem işletmenizi yasal risklere karşı korur hem de müşterilerinizle şeffaf ve güvenilir bir iletişim kurmanızı sağlar.
Sözleşmeler Modülü Ne İşe Yarar?
Teknik servis operasyonlarında atölyeye giren her cihaz ve yapılan her işlem yasal bir sorumluluk doğurur. Sözleşmeler modülü size şunları sağlar:
- Yasal Güvence: Cihaz teslim alınırken, yedekleme/veri kaybı riski, kozmetik durum veya muhafaza süreleri gibi kritik konularda işletmenizi yasal olarak koruma altına alır.
- Müşteri Onay Metinleri (KVKK & İletişim): Müşterilerinize SMS/E-posta gönderimi yapabilmek ve kişisel verileri işleyebilmek için gerekli KVKK açık rıza metinlerini standartlaştırır.
- Teklif Şartları ve Anlaşmazlıkların Önlenmesi: Ücretli onarım tekliflerinde geçerlilik süresi, yedek parça garanti koşulları ve onay/ret şartlarını netleştirir.
- Otomatik Form Entegrasyonu: Yazılan sözleşme metinleri; basılı çıktılara (Kabul Formu, Teklif Formu vb.) veya dijital SMS/E-posta onay linklerine otomatik olarak yansır.
Tanımlanabilecek Sözleşme Türleri ve Kullanım Alanları
FixHUB paneli üzerinde farklı süreçler için ayrı sözleşme ve metin sabiti oluşturabilirsiniz:
- Servis Kabul Şartları (Müşteri Nüshası)
- Kullanıldığı Yer: Servis Giriş Kaydı / Form Çıktısı
- Amacı: Cihazın mevcut kozmetik durumu, teslim edilen aksesuarlar, verilerin sorumluluğu ve cihazın teslim alınma süresi (Örn: 90 gün içinde alınmayan cihazlar...) gibi genel şartları içerir.
- Teklif ve Onay Sözleşmesi
- Kullanıldığı Yer: Fiyat Teklifi Gönderimi
- Amacı: Ücretli onarımlarda teklifin geçerlilik süresini, parça değişim şartlarını ve müşterinin teklifi onaylaması durumunda kabul ettiği kuralları belirler.
- KVKK ve Açık Rıza Metni
- Kullanıldığı Yer: İlk Kayıt / Müşteri Bilgilendirme
- Amacı: Müşterinin iletişim bilgilerinin servis takibi ve bildirim amacıyla işlenmesine dair yasal aydınlatma metnidir.
- Veri / Yedekleme Sorumluluk Metni
- Kullanıldığı Yer: Cihaz Kabulü / Form Altı Not
- Amacı: Onarım sırasında oluşabilecek veri kayıplarından işletmenin sorumlu olmadığını ve yedekleme sorumluluğunun müşteride olduğunu belirten maddelerdir.
- Teslimat ve İbraname Metni
- Kullanıldığı Yer: Cihaz Müşteriye Verilirken
- Amacı: Cihazın eksiksiz, çalışır durumda ve test edilerek teslim alındığına dair müşterinin imzaladığı teslimat beyanıdır.
Sözleşme Tanımlama Nasıl Yapılır?
- Yönetim panelinden Ayarlar > Genel Ayarlar > Sözleşmeler adımlarını takip edin.
- Yeni Sözleşme Ekle butonuna tıklayın.
- Sözleşmenin kullanılacağı İşlem / Form Türünü seçin (Örn: Servis Kabul Formu, Teklif Formu vb.).
- Sözleşme Başlığı alanına net bir isim verin (Örn: Servis Kabul ve Hizmet Şartları).
- Metin Editörü alanına maddelerinizi ve yasal koşullarınızı detaylıca yazın.
- Sözleşmeyi Aktif duruma getirerek kaydedin.
İpucu: Sözleşme metinleri içerisinde sistem dinamiklerini (Müşteri Adı, Cihaz Marka/Model, Servis Kodu vb.) otomatik çeken değişken kodlarını (Shortcode) kullanabilir, böylece her müşteriye özel kişiselleştirilmiş çıktılar elde edebilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar ve Öneriler
- Çok Karmaşık ve Uzun Metinler: Form çıktısının altına sığmayacak veya müşterinin okumasını imkansız kılacak kadar karmaşık hukuki dilden kaçının. Maddeleri kısa, net ve numaralandırılmış olarak kurgulayın.
- Veri Sorumluluğunu Belirtmemek: Servise alınan telefon, bilgisayar veya depolama aygıtlarındaki veri kayıpları en sık yaşanan müşteri uyuşmazlığıdır. Kabul sözleşmenizde veri sorumluluğu maddesini mutlaka bulundurun.
- Güncelliği Yitirmiş Metinler: Değişen tüketici hakları ve KVKK mevzuatlarına göre sözleşme metinlerinizi periyodik olarak gözden geçirin.
Sık Sorulan Sorular
Aynı işlem için birden fazla sözleşme tanımlayabilir miyim?
Evet. Örneğin kurumsal müşterileriniz ile bireysel müşterileriniz için farklı servis kabul sözleşmeleri oluşturabilir, kayıt esnasında ilgili sözleşmeyi seçebilirsiniz.
Sözleşmeler dijital olarak imzalatılabilir mi?
Evet. FixHUB altyapısı sayesinde hazırladığınız sözleşmeler SMS veya e-posta ile müşteriye iletilen onay linklerinde görüntülenebilir ve dijital onay alınabilir.
İlgili Rehberler:
- [FixHUB] Genel Ayarlar ve Tercihler Yönetimi Kılavuzu
- [FixHUB] Servis Formu Tasarımı ve Çıktı Ayarları
- [FixHUB] Yedekleme Tanımları Kılavuzu